Notice de Protection des Données

1. À quoi consiste la Notice de Protection des Données ?

Ezixio attache une importance particulière à la protection des données à caractère personnel.

La Notice a pour objet d'expliquer, de manière claire et transparente, comment vos données sont traitées lorsque vous utilisez notre site internet, nos plateformes et nos services, notamment : ezTax (Direct, Home, Pro, Entreprise), ezSalary (simulateur gratuit et ezSalary Pro), ezLunch, ezGift, ezCashback, ezCashback Pro, ezPass, ezTravel, ezExpense et ezCode.

Cette Notice doit être lue conjointement avec nos Conditions Générales d'Utilisation (CGU), nos Conditions du Plan de Licence (CPL), nos Conditions Générales de Vente (CGV) et, lorsque Ezixio agit comme sous-traitant, avec l'Accord de Traitement des Données (DPA).

2. Qui est responsable du traitement ?

Les services sont fournis par VIREO S.à r.l., opérant sous l'enseigne Ezixio, société de droit luxembourgeois. Selon le service concerné, Ezixio agit soit en qualité de responsable du traitement, soit en qualité de sous-traitant pour le compte de clients professionnels.

Ezixio a désigné un Délégué à la protection des données (DPO), joignable à l'adresse : dpo@ezixio.com.

3. Dans quels cas Ezixio traite vos données ?

Ezixio traite des données personnelles dans trois grands contextes : lors de la navigation sur le site internet, lors de l'utilisation d'applications accessibles sans compte (ex. simulateur ezSalary), et lors de l'utilisation de services accessibles via des plateformes sécurisées avec authentification (compte, mot de passe, code d'accès ou code privilège).

4. Pourquoi vos données sont-elles traitées (finalités) ?

Vos données peuvent être traitées notamment pour :

• Fournir et gérer les services (création de compte, accès, génération de documents, gestion des sessions, cashback, etc.) ;
• Exécuter les relations contractuelles, assurer l'assistance et gérer les accès ;
• Améliorer les services (qualité, ergonomie, fiabilité) ;
• Garantir la sécurité, prévenir les abus et assurer la traçabilité ;
• Respecter des obligations légales (fiscales, sociales, comptables, sécurité) ;
• Communiquer avec vous à propos du service (notifications, mises à jour, alertes) ;
• Vous envoyer des communications commerciales lorsque la réglementation le permet (consentement ou intérêt légitime selon les cas) ;
• Assurer le suivi contractuel et, le cas échéant, le reporting au client employeur (données strictement nécessaires).

Dans le cadre de ezCashback, certaines données peuvent être transmises à des commerçants partenaires uniquement si vous avez donné un consentement explicite et préalable.

5. Sur quelles bases légales repose le traitement ?

Conformément à l'article 6 du RGPD, les traitements reposent selon les cas sur :

• L'exécution d'un contrat ;
• Le respect d'une obligation légale ;
• L'intérêt légitime d'Ezixio (sécurité, prévention des fraudes, amélioration, défense de droits) ;
• Votre consentement, lorsque celui-ci est requis (cookies non essentiels, transmission à des partenaires, communications marketing, etc.).

6. Quelles données sont traitées ?

Les données traitées varient selon le service utilisé. Elles peuvent inclure :

• Des données d'identification et de contact (nom, prénom, e-mail, téléphone, langue) ;
• Des données techniques (adresse IP, logs, jetons, sessions, sécurité) ;
• Des données fiscales et patrimoniales (dans le cadre de ezTax) ;
• Des données financières et bancaires (IBAN, transactions) dans le cadre des services d'Avantages Cashback et flux financiers ;
• Des justificatifs et documents téléversés ;
• Des données d'assistance (support, tickets) ;
• Des données analytiques et statistiques agrégées.

Lorsque vous introduisez des données concernant des tiers (ex. conjoint, enfants, contreparties), vous devez disposer d'une base légale et informer ces personnes conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

7. Traitements automatisés

Certains services utilisent des traitements automatisés (algorithmes de calcul, simulation, rapprochement), notamment pour les services fiscaux. Les résultats sont fournis à titre indicatif et restent soumis à votre validation.

Pour les services d'Avantages Cashback et de flux financiers, certains remboursements peuvent être exécutés automatiquement si vous avez volontairement connecté votre compte bancaire et activé un mode automatisé (« mode Auto »). Vous pouvez désactiver ce mode à tout moment et solliciter une intervention humaine si nécessaire.

En dehors de ces cas, Ezixio ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou significatifs sur la seule base d'un traitement exclusivement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD.

8. À qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Vos données peuvent être accessibles :

• Au personnel habilité d'Ezixio, soumis à des obligations strictes de confidentialité ;
• À certains clients (ex. employeurs) dans le cadre du suivi contractuel et du reporting strictement nécessaire ;
• À des experts fiscaux ou intervenants, lorsque cela fait partie du service ;
• À des commerçants partenaires, uniquement sur la base de votre consentement explicite ;
• À des prestataires techniques strictement nécessaires (hébergement, maintenance, support, messagerie, sécurité, paiement, signature électronique, gestion documentaire), agissant comme sous-traitants ou responsables indépendants selon les cas.

Ezixio conclut avec ses sous-traitants des contrats conformes à l'article 28 du RGPD et met en œuvre des mesures de sécurité adaptées conformément aux articles 28 et 32 du RGPD.

Les données peuvent également être communiquées aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

9. Cas particulier : ezPass et ezTravel (services de partenaires)

Dans le cadre de certains services, notamment ezPass (billetterie) et ezTravel (réservation de voyages), Ezixio peut agir comme intermédiaire technique afin de vous permettre d'accéder à des services fournis par des partenaires tiers. Les opérations de réservation, de commande, de paiement et d'exécution sont alors réalisées directement par les partenaires concernés, qui agissent en qualité de responsables du traitement indépendants, conformément à leurs propres politiques ou notice de protection des données.

10. Où sont hébergées vos données ? Y a-t-il des transferts hors UE ?

En principe, les données sont traitées et hébergées dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen. Si un transfert hors UE devait être nécessaire, Ezixio mettrait en place les garanties requises par le chapitre V du RGPD (notamment clauses contractuelles types).

11. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Ezixio applique le principe de limitation de la conservation : les données sont conservées uniquement le temps nécessaire aux finalités poursuivies, puis supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée.

À titre d'exemples :

• Données précontractuelles (formulaire, démo, demande) : jusqu'à 3 ans après le dernier contact ;
• Logs techniques du site public : jusqu'à 6 mois (sauf incident) ;
• ezTax : conservation opérationnelle jusqu'à 5 ans, avec conservation possible jusqu'à 10 ans pour certaines données fiscales/probantes ;
• Services d'Avantages Cashback : conservation opérationnelle jusqu'à 5 ans après la dernière opération, avec conservation probante possible jusqu'à 10 ans ;
• Logs et traçabilité : 6 à 12 mois pour les logs courants, et plus longtemps pour les logs probants en cas de besoin ;
• Données comptables, fiscales, probantes : conservation strictement nécessaire, sans dépasser 10 ans.

Lorsque Ezixio agit comme sous-traitant, les durées de conservation sont définies par le client responsable du traitement, conformément au DPA.

12. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité, dans les conditions prévues par la réglementation.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant : dpo@ezixio.com. Ezixio répondra dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande et, le cas échéant, de la vérification de l'identité. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois en cas de demande complexe, avec information motivée dans le délai initial.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNPD (Luxembourg). cnpd.public.lu

13. Sécurité et confidentialité

Ezixio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l'article 32 du RGPD, et améliore régulièrement ses dispositifs.

14. Mise à jour de la Notice

La Notice peut évoluer afin de refléter les évolutions légales, réglementaires, techniques ou opérationnelles. En cas de modification substantielle, Ezixio informera les utilisateurs par tout moyen approprié. La version en vigueur est disponible sur le site : ezixio.com.